Privacy verklaring

PRIVACY STATEMENT AUSTIN HEALEY OWNERS CLUB NEDERLAND INCLUSIEF DUTCH HEALEY COMPETITIONS

Algemene informatie

Het doel van de vereniging Austin Healey Owners Club Nederland (afgekort als “AHOCN”) is gedefinieerd in de Statuten. De AHOCN is 6 april 1975 opgericht. De AHOCN is ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 405.06.279 en is aangesloten bij de FEHAC.  De AHOCN omvat een speciaal op sportief gebruik gerichte afdeling de Dutch Healey Competitions (afgekort als de “DHC”). Alles wat in dit Privacy Statement wordt gesteld geldt voor de AHOCN inclusief de DHC, hierna aan te duiden als “AHOCN”.

De AHOCN kan niet functioneren zonder persoonsgegevens. Het gaat uitsluitend om persoonsgegevens die nodig zijn voor bereiken van het doel van de AHOCN. Op de AHOCN rust de verplichting om deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen. In dit Privacy Statement is op hoofdlijnen beschreven wat wij daarvoor doen.

Verzamelen van persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens (hierna te noemen “gegevens”) worden uitsluitend vrijwillig verstrekt door bezoekers van de website en door leden. Dit kan plaatsvinden via de inschrijfformulieren op de website, via het algemene contactformulier op de website of in een email of schriftelijk bericht aan het bestuur of de ledenadministrateur. De AHOCN gebruikt geen persoonsgegevens die zijn verzameld uit andere bronnen.

Op de website zijn verschillende invulformulieren beschikbaar. De daarin gevraagde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waartoe het formulier dient. Dit doel staat op het formulier vermeld.

Bij het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waren al veel gegevens in het bezit van de AHOCN. Deze gegevens zijn vrijwillig verstrekt en het doel waarvoor ze worden gebruikt - de activiteiten van de AHOCN - is bekend bij de verstrekkers.

Verwerken van gegevens

De AHOCN kan de gegevens die door een clublid worden verstrekt gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • Het verzenden van het verenigingsblad Healey.
  • Het versturen van nieuwsbrieven van de AHOCN.
  • Het innen van de contributie.
  • Het (incidenteel) versturen van andere berichten of e-mails die betrekking hebben op een individueel lid of kleinere groep van leden.
  • Het organiseren van evenementen van de AHOCN. Tot evenementen worden gerekend ritten, wedstrijden, bijeenkomsten, voorlichtingen, cursussen, opleidingen, beurzen e.d.
  • Het genereren van managementinformatie voor de bestuurlijke werkzaamheden van de AHOCN.
  • Het aanleggen en bijhouden van een historisch archief over de AHOCN en de producten die aan de familie Healey zijn gerelateerd.

Wie welke gegevens voor genoemde doeleinden verwerkt is vastgelegd in een “Verwerkingsregister” (volgt). Het verwerkingsregister is voor leden te vinden op het afgeschermde gedeelte van de website (volgt).

Gegevens verstrekken aan derden

Gegevens die door een verenigingslid aan de AHOCN zijn verstrekt zullen nooit aan derden worden doorgegeven. Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze regel:

  • Wanneer er een gerechtelijk bevel is uitgevaardigd om gegevens te verstrekken.
  • NAW bestanden aan de drukker voor het versturen van het verenigingsblad.
  • NAW bestanden aan partijen die essentieel zijn voor het kunnen organiseren van evenementen zoals dienstverleners in de horeca, ticketbureaus e.d.
  • NAW gegevens aan dienstverleners die worden ingeschakeld ter ondersteuning van het de werkzaamheden van het bestuur en door het bestuur aangestelde functionarissen, zoals een bank, een administratiekantoor of een accountant.
  • Gegevens over voertuigen aan partijen waarmee de AHOCN een relatie heeft, zoals b.v. de FEHAC. In alle gevallen gaat het hier om geanonimiseerde voertuiggegevens.

 

Aanpassing van ledengegevens

Een verenigingslid heeft te allen tijde de mogelijkheid om zelf de verstrekte gegevens te wijzigen via het afgeschermde ledengedeelte van de website of als het lid hiervoor geen mogelijkheid heeft, door middel van het algemene contactformulier op de website of via een email of een schriftelijk bericht aan de ledenadministrateur. Op andere wijze doorgegeven wijzigingen (b.v. telefonisch, d.m.v. berichtenapps, via social media) zullen niet worden verwerkt. Via het algemene contactformulier op de website of een schriftelijk verzoek aan de ledenadministrateur heeft een verenigingslid te allen tijde de mogelijkheid de opgeslagen gegevens op te vragen.

Bewaren van gegevens

De AHOCN beheert een historisch archief met gegevens over de AHOCN, haar activiteiten (b.v. deelnemerslijsten aan ritten en rally’s) en de producten die aan de familie Healey zijn gerelateerd (b.v. auto’s en boten). Dit archief is bedoeld voor het vastleggen van de geschiedenis van de AHOCN en van genoemde producten en draagt in belangrijke mate bij aan het doel van de AHOCN. In beginsel worden deze gegevens voor onbeperkte tijd bewaard.

Desgevraagd kan een lid door middel van het algemene contactformulier op de website of via een email of een schriftelijk bericht aan de Secretaris verzoeken om gegevens te verwijderen. De AHOCN zal dit in een redelijke termijn en naar vermogen doen. Een verzoek tot het verwijderen van alle gegevens betekent dat de vereniging haar taken niet meer kan uitvoeren. Indien een dergelijk verzoek plaats vindt, dan zal het lidmaatschap, rekening houdend met de overeengekomen opzegtermijn, worden beëindigd bij de eerstvolgende vervaldatum. De AHOCN garandeert dat de gegevens uit de ledenadministratie en het historische archief worden verwijderd. De vele ledenlijsten en andere overzichten met gegevens die in de loop der tijd zijn gepubliceerd en verspreid, m.n. in hardcopy, vallen buiten de invloedssfeer van de AHOCN.

Beheer website

Deze website staat onder beheer van de AHOCN. De website maakt geen gebruik van (functionele) cookies.

Beveiliging

De gegevens die een verenigingslid aan de AHOCN heeft verstrekt, worden in een fysiek en digitaal beveiligde omgeving opgeslagen (de ledenadministratie). Deze gegevens worden zowel in digitale vorm als in hardcopy opgeslagen. De gegevens die uit de ledenadministratie worden verzamelt voor de hierboven genoemde doeleinden worden met de grootste zorgvuldigheid gebruikt.  Alleen de in het verwerkingsregister genoemde functionarissen hebben toegang tot de gegevens. Als de gegevens digitaal worden verwerkt op ICT-apparatuur dan is deze met gangbare en up-to-date anti-virus software beveiligd. Gegevens op papier worden eveneens op een veilige manier opgeslagen en gebruikt. De uit de ledenadministratie verstrekte gegevens bevatten vertrouwelijke gegevens en worden vernietigd zodra deze geen waarde meer hebben voor het gebruiksdoel.

Datalekken

Bij het opslaan en verwerken van gegevens kan het ondanks de betrachte zorgvuldigheid voorkomen dat gegevens verloren gaan of in handen komen van anderen. Een dergelijk datalek kan niet volledig worden uitgesloten. Als een datalek wordt vermoed of vastgesteld zal het bestuur (c.q. de secretaris) direct worden geïnformeerd. Daarbij zal het bestuur direct een onderzoek starten om de impact van het datalek te kunnen bepalen en worden passende maatregelen getroffen om schadelijke gevolgen te beperken. In voorkomend geval zal de Autoriteit Persoonsgegevens worden geïnformeerd.

Vragen
Bezoekers van deze website en leden kunnen met vragen over ons Privacy Statement terecht bij de AHOCN door gebruik te maken met het op deze site beschikbare algemene contactformulier of door een schriftelijke vraag aan de ledenadministrateur.

Wijzigingen

Het Privacy Statement is beschikbaar op de website en kan desgevraagd in hardcopy worden verstrekt aan leden. De AHOCN is gerechtigd de inhoud van het Privacy Statement te wijzigen. De wijzigingen zullen in de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering worden geaccordeerd en vervolgens worden gepubliceerd in het verenigingsblad Healey.