Huishoudelijk reglement AHOCN

I CONTRIBUTIE

Artikel 1: Contributiebesluit

Jaarlijks wordt in de ALV-agenda het agendapunt ‘contributiebesluit’ opgenomen. De contributie en overige bijdragen w.o. incassokosten, worden in de begroting gepresenteerd. Het besluit van de ALV wordt vastgelegd in de notulen en vervolgens gepubliceerd in Healey en/of op de website.

Artikel 2: Jaarlijkse contributie

De jaarlijkse contributie is in beginsel verschuldigd voor het gehele verenigingsjaar dat parallel loopt aan het kalenderjaar. De facturatie van de jaarlijkse contributie wordt uitgevoerd in het 1ste kwartaal van het lopende verenigingsjaar.

  1. in principe wordt de jaarlijkse contributie gefactureerd en geïnd door automatische incasso. Dan wordt op de standaard contributie een ‘automatische incassokorting’ verleend.
  2. op een niet-automatisch incasseerbare contributie wordt geen korting verleend.
  3. DHC leden betalen een aanvullende contributie, vast te stellen door het DHC sectiebestuur en goed te keuren door de ALV.
  4. de krediettermijn bedraagt 30 dagen.

Ereleden betalen geen jaarlijkse bijdrage/contributie.

Artikel 3: Nieuw lidmaatschap

Aan een nieuw lidmaatschap zijn verbonden:

  1. éénmalig inschrijfgeld voor te stellen door het bestuur en goed te keuren door de ALV
  2. de gehele jaarcontributie, indien de aanmelding voor 1 juli plaatsvindt
  3. 50% van de jaarcontributie, indien de aanmelding na 30 juni plaats vindt
  4. instemming met ‘automatische incasso’ van de jaarlijkse contributie

Artikel 4: Incassoprocedure

  1. Betalingsherinnering

Als de betaling niet is verricht binnen de in artikel 2.4 gestelde krediettermijn, wordt binnen een redelijke termijn een aanvullende betalingsherinneringverstuurd

  1. Aanmaning

Mocht er na de betalingsherinnering geen betaling binnen de gestelde krediettermijn plaatsvinden, dan volgt de aanmaning.

Het nominale contributiebedrag zal zijn verhoogd met de incassokosten, de verzending van Healey zal zijn gestopt en het lid zal zijn uitgesloten van deelname aan evenementen tot betaling van het verschuldigde, dus inclusief incassokosten, volledig is voldaan.

  1. Schorsing

Mocht geen volledig gevolg worden gegeven aan de aanmaning, dan kan het bestuur de werking inroepen van hetgeen bepaald is in artikel 3.5 ‘schorsing’ van de Statuten

II BESTUUR EN BESTUURSTAKEN

Artikel 1: Algemeen

Het Bestuur kent een dagelijks bestuur (DB), dat wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het DB is belast met de dagelijkse gang van zaken en vertegenwoordigt het Bestuur bij die maatregelen die geen of weinig uitstel verdragen. Bedoelde maatregelen worden in de eerstvolgende voltallige bestuursvergadering bekrachtigd of ongedaan gemaakt.

Artikel 2: Vergaderingen

Het Bestuur vergadert minimaal 4 keer per jaar.

Artikel 3: Voorzitter

De voorzitter leidt de vergaderingen.

Artikel 4: Secretaris

De secretaris is belast met de algemene correspondentie van de vereniging, het opstellen van de notulen van de ALV en van de bestuursvergaderingen en met het archiveren van hetgeen dat voor zijn werkzaamheden nodig is. De notulen van de ALV worden tijdig in de verenigingsperiodiek “HEALEY”gepubliceerd en in de eerstvolgende ALV ter goedkeuring aan de leden voorgelegd.

De secretaris draagt zorg voor de tijdige bekendmaking van de vergaderingen.

Artikel 5: Penningmeester

De penningmeester beheert de gelden van de vereniging, voert hiervoor de administratie,  draagt zorg voor de facturatie, incasseert de jaarlijkse contributies, inschrijfgelden, advertentiegelden alsmede andere inkomsten en maant zo nodig diegenen die niet tijdig aan hun betalingsverplichting voldoen. De penningmeester doet mededeling aan het bestuur over leden en adverteerders die niet aan hun betalingsverplichtingen hebben voldaan. De penningmeester doet de uitgaven van de vereniging, bewaakt de budgetten, doet aan de ALV budgetvoorstellen voor het komende verenigingsjaar en legt rekening en verantwoording af over het financiële beleid van het afgelopen jaar.

Artikel 6: Bestuurslid Communicatie & Public Relations

Het bestuurslid Communicatie & Public Relations maakt deel uit van het Bestuur, coördineert de interne communicatie naar de leden waar onder het verenigingsperiodiek “HEALEY” en de web-site, en behartigt de externe (autogerelateerde) relaties.

Artikel 7: Bestuurslid Evenementen

Het bestuurslid Evenementen maakt deel uit van het Bestuur en is verantwoordelijk voor de coördinatie van alle regionale- club-/autosportevenementen en werkt nauw samen met de DHC.

Artikel 8: Dutch Healey Competitions  

Een afgevaardigde van de DHC maakt deel uit van het Bestuur

Artikel 9: Vacatures

Vacatures in de bestuursfuncties worden tenminste dertig dagen voor de ALV waarin wordt benoemd, door het bestuur aan de leden bekend gemaakt. De kandidaatstelling voor een vacature in het bestuur gebeurt ofwel op voordracht van het bestuur ofwel door tenminste vijf leden van de vereniging. Kandidaat-bestuursleden dienen hun kandidatuur schriftelijk te bevestigen. De naam (namen) van de kandidaat (kandidaten) wordt (worden) vermeld in een convocatie aan de leden voorafgaande aan de ALV.

III DUTCH HEALEY COMPETITIONS (DHC)

De DHC vormt een sectie binnen de vereniging en heeft als zodanig een sectiebestuur. Hieruit wordt een representant afgevaardigd, die deel uitmaakt van het bestuur. De DHC ontvangt jaarlijks een door de ALV goedgekeurd budget, minimaal ten bedrage van de voor de DHC ontvangen contributie. De DHC is gerechtigd het budget en de overige inkomsten naar eigen inzicht te besteden. Hierover is rekening en verantwoording verschuldigd aan de AHOCN penningmeester. De financiële verantwoording jegens de ALV is de verantwoording van de penningmeester.

De DHC werkt nauw samen met het bestuurslid Evenementen.

IV ORGANISATIE & BESTUURLIJKE VERANTWOORDELIJKHEID

Statutair is bepaald ( artikel 10.2) dat het bestuur taken kan delegeren aan commissies of werkgroepen. Het bestuur beslist over de samenstelling van deze commissies of werkgroepen, welke werkzaamheden hiervoor in aanmerking komen, welk bestuurslid hiervoor de bestuurlijke verantwoordelijkheid neemt en hiervoor optreedt als contactpersoon.

Hieronder een vermelding van in de vereniging voorkomende taakgebieden die door commissies of werkgroepen uitgevoerd kunnen worden.

Artikel 1: Leden-/voertuigenregister administratie

Deze commissie, bestaande uit één lid, is belast met de administratie van de lidmaatschappen, het voertuigenregister en houdt de namenlijst bij van alle leden. De bestuurlijk verantwoordelijke wordt op de hoogte gehouden van de stand der zaken. Zo nodig kan de administrateur tijdens een bestuursvergadering aanwezig zijn om het bestuur te informeren.

Periodiek verzorgt de administrateur informatie in de verenigingsperiodiek.

Artikel 2: Eindredacteur verenigingsperiodiek

De vereniging geeft een eigen periodiek uit, genaamd 'HEALEY', dat bestemd is voor leden en tevens aan collega clubs en adverteerders wordt toegezonden.

De eindredacteur is verantwoordelijk voor de vorm, inhoud en tijdige verschijning. Het budget wordt in afstemming met het bestuurslid Communicatie & Public Relations besteed.

De eindredacteur periodiek streeft ernaar 6 maal per jaar een editie uit te geven, voert de correspondentie betreffende de periodiek en beslist over opneming van artikelen en advertenties.

Artikel 3: Regionale organisatie

De vereniging kent een regionale organisatiestructuur die wordt geleid door een regiomanager. Elke regio neemt aan het begin van het verenigingsjaar verantwoordelijkheid voor het organiseren van regiobijeenkomsten en autosport-evenementen. De regiomanager stemt af met het bestuurslid Evenementen.

Jaarlijks staat een door het bestuur goedgekeurd budget ter beschikking. Dit budget en eventuele inkomsten kunnen naar eigen inzicht worden besteed. Hierover is rekening en verantwoording verschuldigd aan het bestuurslid Evenementen.

Artikel 4: Rittenreglement

De vereniging heeft een rittenreglement dat is gepubliceerd op de website. Het reglement voorziet erin dat de ritten voldoen aan de wetgeving/regelgeving en is dwingend uitgangspunt voor de regiomanagers en de rittenorganisatoren.

Artikel 5: ICT

Deze commissie, bestaande uit één lid: de ICT manager/webmaster, is belast met het inrichten, het onderhoud en het beheer van de AHOCN infrastructuur en de AHOCN website. De ICT manager/webmaster werkt nauw samen met het bestuurslid: Communicatie & Public Relations.

Artikel 6: Clubwinkel

Deze commissie, bestaande uit de beheerder, voert beleid met betrekking tot het beschikbaar hebben en stellen van artikelen uit de winkel. Het vaststellen van het assortiment en de aankoop ervan wordt afgestemd met de bestuurlijk verantwoordelijke. Bij het vaststellen van de verkoopprijzen is uitgangspunt dat de clubwinkelactiviteiten een dienstverlening zijn aan de leden en bijdragen aan het financieel welzijn van de vereniging.

Artikel 7: Archief

Deze commissie, bestaande uit de archiefbeheerder, is verantwoordelijk voor het archiveren en het beschikbaar stellen van artikelen uit het archief.

Artikel 8: Advertentie acquisitie

Deze commissie, bestaande uit de acquisitie-manager,  is belast met het enthousiasmeren en contracteren van ondernemers die geïnteresseerd zijn te adverteren in de verenigingsperiodiek en/of op de AHOCN-website. De vigerende tarieven worden in samenspraak met het bestuur vastgesteld en zonodig herzien.

Artikel 9: Projecten

Het bestuur kan projectcommissies instellen. Per project worden doel, budget, personele samenstelling, verantwoordelijkheden en communicatie vastgesteld.

V FINANCIËN

Artikel 1: Budget

Aan het begin van elk verenigingsjaar stelt het bestuur een budget vast dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de ALV. Aan betrokken bestuurders en niet-bestuurders wordt jaarlijks een budget beschikbaar gesteld waarover conform plan kan worden beschikt. Over uitgaven en inkomsten wordt verantwoording afgelegd aan de penningmeester.

Artikel 2: Declaratiebeleid

De vereniging kent een declaratiereglement dat bindend is voor alle betrokkenen. Het reglement wordt gepubliceerd op de website.

Artikel 3: Declaratieformulier

Declaratiegerechtigden kunnen uitsluitend declareren met behulp van het AHOCN declaratieformulier. Het formulier kan gedownload worden van de website.

VI BIJZONDERE BENOEMINGEN

Artikel 1: Erelidmaatschap

Een erelidmaatschap wordt toegekend aan leden die zich op bijzondere wijze in de loop van vele jaren, zeer verdienstelijk hebben ingezet voor alle leden.

Kandidaten voor het erelidmaatschap worden met redenen omkleed, door het bestuur voorgesteld aan de ALV die daarover beslist. Ereleden hebben alle rechten van gewone leden.

Artikel 2: Lid van Verdienste

Een lid van verdienste wordt door het bestuur gekozen en tijdens de ALV benoemd.

Het lidmaatschap van verdienste wordt uitgereikt aan leden die zich op bijzondere wijze in de loop van vele jaren zeer verdienstelijk hebben ingezet voor specifieke taken zoals beurzen, rally’s, regiomanagement en andere functies en projecten.

Een lid van verdienste is een gewoon lid met alle daaraan verbonden rechten en plichten.

Artikel 3: Clubman of the Year

Deze titel wordt toegekend aan een lid dat zich in het afgelopen verenigingsjaar bijzonder heeft onderscheiden.

Voordrachten daartoe kunnen door alle leden gedaan worden. Het bestuur beslist.

VII SLOTARTIKEL

In alle gevallen waarin de wet, de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het Bestuur.

ALV-besluit genomen te Vreeland op 23 maart 2014


Media- en Redactiestatuut AHOCN / DHC

AHOCN en DHC hebben een Media- en Redactiestatuut dat aansluit op het Huishoudelijk Reglement.

Download dat document (pdf van 10 december 2014) hier.